Zo organiseer je je bedrijf voor groei
Als je bedrijf groeit, wordt grip houden ingewikkelder. Meer klanten, diensten, personeel en middelen zorgen voor complexiteit. Tijdens zo’n groeifase ontstaat er behoefte naar structuur. Maar hoe organiseer je die slim? Waar moet je op letten? En hoe weet je of je de juiste keuzes maakt?
Veel ondernemers raken namelijk verstrikt in managementjargon en trends zoals zelfsturende- of zelforganiserende teams, top-down, bottom-up, coachend- of dienend leiderschap, of wendbare- of lerende organisatie en platte organisatiestructuur. Of methodieken zoals LEAN, Scaling Up, EOS (entrepreneurial operating system) en Agile (scrum).
Maar wat écht werkt, zijn een paar bewezen basisprincipes die je bedrijf helpen opschalen zonder jezelf vast te draaien in extra overleg, regels of brandjes blussen.
Wat past bij jouw bedrijf?
Veel methodes beloven groei, maar passen niet bij elk bedrijf. Of worden verkeerd toegepast. Het gevolg? Ze werken niet en dragen daardoor niet bij aan de groei die je voor ogen hebt.
Daarom deel ik een paar tijdloze principes die wél altijd werken. Ze zijn wetenschappelijk onderbouwd én al decennia bewezen effectief in de praktijk. Je kunt ze direct toepassen om je bedrijf beter te organiseren. Hieronder vind je een korte toelichting over de achtergrond en ontwikkeling van het organiseren van onze bedrijven.
Wil je succesvol opschalen met minder managen en meer ondernemen? Verdiep je dan vooral in de schaalvergroters voor je bedrijf. Verderop in dit artikel lees je hier meer over.
Waarom ‘klassiek’ organiseren niet meer werkt
Het ontstaan van organiseren
Eerst even een stapje terug over het hoe en waarom van organiseren. Dit kreeg echt een vlucht ten tijde van de industriële revolutie. Dankzij de opkomst van fabrieken en de eerste klokken kon werk voor het eerst gelinkt worden aan tijd. Dat kwam niet toevallig goed uit.
Want bedrijven als Ford moesten massaal en snel leveren om de klantvraag bij te benen. Dat deden ze in hun geval met succes: één standaard auto, één kleur. ‘A customer can order any color car, as long as it is black’ is een bekende quote van Ford. De context was zeer voorspelbaar: een eenvoudig productieproces voor overzichtelijke marktomstandigheden.
Daardoor kon alle aandacht naar een optimale productietijd. Met maximale focus op efficiëntie en controle. Een ‘klassieke’ top-down hiërarchie was de norm: bazen gaven orders en hielden alles en iedereen nauwlettend in de gaten. Medewerkers voerden uit.
De wereld van bedrijven nu
Vandaag de dag vragen klanten naast snelheid, ook kwaliteit, flexibiliteit, innovativiteit, duurzaamheid en maatwerk. Medewerkers zoeken betekenis, werk-privé balans en ontwikkelmogelijkheden. Voor veel bedrijven is verandering de enige constante.
Dat betekent balanceren tussen te langzaam (te conservatief) en te snel meebewegen (te innovatief). Beide ondermijnen je continuïteit. Laat staan je groeipotentieel.
Complexiteit is de nieuwe realiteit. Klassiek organiseren is daar niet tegenop gewassen. Er is een andere organisatie-aanpak nodig voor succesvol opschalen.
Wat is klassiek organiseren?
Je herkent het aan de bekende ‘silo’s’ of ‘eilandjes’:
Leiders (directie/management) sturen domeinen aan; commercie, operatie of bedrijfsvoering.
Team(s) zijn per vakgebied georganiseerd; marketing, sales, operatie, facturatie, IT of HR, etc.
Inclusief de silo splitsing van ingaande- en uitgaande geldstromen.
Je merkt mogelijk op dat veel bedrijven nog zo werken. Simpelweg omdat het ooit goed werkte. Deels omdat veel oprichters en leiders het alternatief niet kennen.
De negatieve effecten
Dat is zonde. De fysieke lopende band is in veel bedrijven vervangen door systemen & digitale tools. Maar de nadelige effecten van klassiek organiseren zijn gebleven. Technologie heeft ze alleen minder direct zichtbaar gemaakt. Veel bedrijven zijn wel gemoderniseerd in wat ze leveren. Maar niet in hoe ze georganiseerd zijn.
Ze splitsen de besturing en operatie nog steeds zo op dat er eilandjes ontstaan. En dat remt groei. Want die silo’s blokkeren juist wat je nodig hebt: snelheid, kwaliteit, flexibiliteit, innovativiteit, maatwerk, betrokkenheid, verantwoordelijkheidsgevoel, ontwikkeling en ondernemerschap.
Samengevat leidt de klassieke manier van organiseren voor steeds meer bedrijven tot het verlies van grip op hun groei. Dat zit zo.
Je verliest je grip op groei
Omdat complexiteit de nieuwe realiteit is geworden, moet tussen silo’s steeds meer communicatie en coördinatie plaatsvinden. Op momenten van afstemming is de kans het grootst dat er iets misloopt. Dus hoe meer afstemming, hoe groter de kans op fouten. En die fouten komen ook. Met frustratie, conflicten en verborgen kosten als gevolg.
Om dat op te lossen (brandjes blussen), doen we wat logisch lijkt: micro-managen, extra regels, overleg, systemen, meer afspraken. Maar dat maakt het probleem juist groter, want dat betekent nóg meer afstemmen. Zo organiseren we – onbedoeld – steeds onze volgende problemen.
Hoe meer je toevoegt, hoe complexer het wordt. En hoe ingewikkelder je bedrijf, hoe lastiger je kunt sturen op groei.
Zo organiseer je nu succesvol opschalen
Terwijl je juist grip nodig hebt om succesvol op te schalen. Inclusief winst om die groei te funden. Die grip krijg je niet via klassieke silo’s. Die houden geen stand in de complexiteit van vandaag.
De oplossing? Voorspelbaarheid creëren. Dat is het belangrijkste ingrediënt voor de groei van je bedrijf.
Voorspelbaarheid is de sleutel
In de tijd van Ford was alles voorspelbaar: voldoende klanten (overzichtelijke marktomstandigheden), één type auto (eenvoudig productieproces). Zowel buiten als binnen de organisatie was er dus weinig complexiteit.
Daardoor was er weinig afstemming nodig, weinig gedoe, weinig brandjes. Bovendien waren medewerkers tevreden met werkomstandigheden waar ze puur voor ‘productie’ werden ingezet. Klassiek organiseren werkte prima om een optimale productietijd voor elkaar te krijgen en te groeien.
Het leidt tot grip op groei
Voor veel bedrijven is dat vandaag anders. Complexiteit is de norm. Klanten & collega’s hebben andere verwachtingen. En externe ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op. Zowel buiten als binnen de organisatie is er dus veel complexiteit.
Dus moet je zelf voorspelbaarheid creëren. Dat lukt alleen als je afstemmingsmomenten vermindert. En bronnen van gedoe aanpakt.
De nieuwe manier van organiseren
Steeds meer bedrijven met een groei ambitie gaan daarom van silo’s naar een simpelere organisatie. Ze kiezen dus niet langer voor een organisatie-inrichting die gesplitst is op basis van stuurdomeinen en vakgebieden, maar op klantgroepen:
Team(s) werken voor één klantgroep, niet aan één soort taak die gekoppeld is aan een vakgebied.
Leiders (directie/management) ondersteunen klantteams in plaats van deelprocessen aansturen.
Inclusief de proces splitsing van ingaande- en uitgaande geldstromen.
Waarom dit werkt?
Ze voorkomen zo het meeste gedoe. En wat je voorkomt, hoef je niet te genezen (lees: oplossen). Minder gedoe betekent meer voorspelbaarheid in je bedrijf.
Ze creëren makkelijker draagvlak en begrip voor verandering. Externe (technologische) ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op. Succesvolle bedrijven leren snel en passen zich aan, omdat collega’s op een goede manier worden meegenomen in verandering.
Waarom voorkomt deze aanpak gedoe?
Mensen stemmen makkelijker af binnen hun team dan tussen teams. Dus hoe meer samenwerking plaatsvindt binnen één klantteam, hoe kleiner de kans dat communicatie en coördinatie misloopt. En hoe minder terugkerende conflicten, frustratie en gedoe wat je op moet lossen.
Omdat de meeste afstemming in bedrijven over (de samenwerking rondom) klanten gaat, organiseer je klantteams. Dat zorgt voor voorspelbaarheid. Voorspelbaarheid zorgt voor grip. En grip maakt de groei van je bedrijf makkelijker.
Waarom zorgt dit voor draagvlak?
Succesvol veranderen lukt alleen als mensen::
Wéten dat er iets moet veranderen (cognitief)
En het vóelen (emotioneel)
Het start met een helder veranderdoel, bijvoorbeeld een hogere klanttevredenheid. Als mensen het verband zien tussen dat doel en hun eigen werk ontstaat motivatie om het te bereiken. Collega’s in klantteams zien dat verband beter.
Omdat de meeste (nieuwe) bedrijfsdoelen met klanten te maken hebben, organiseer je klantteams. Dat zorgt voor draagvlak. Draagvlak versnelt als bedrijf leren en je aanpassen. Dat maakt het makkelijker om succesvol te zijn. Je leest hier meer over in dit artikel.
Waar moet ik op letten bij klantteams?
Uit talloze (praktijk)onderzoeken blijkt dat een ideaal team 8 - 12 (virtuele) collega’s heeft. Met als ondergrens 4 en bovengrens 15. Dat is ook de reden waarom dit aantal, of een veelvoud, tot de behoefte naar meer structuur leidt. Dit is ook terug te vinden in het groeimodel van Greiner:
Pioniersfase: tot 8 personen
Rollercoaster (organisatie) fase: 8 - 25 personen
Puber (management) fase: 25 - 50 personen
Scale Up fase: 50 - 150 personen
Flow fase: > 150 personen
Elke groeifase brengt meer communicatie en coördinatie met zich mee. En daarmee de kans op ruis, vertraging of fouten. Die groeipijnen worden ook wel ‘valleys of death’ genoemd. Want elk einde van zo’n fase kenmerkt zich door een eigen ‘crisis’. Je leest hier meer over in dit artikel.
Let ten slotte op dat een klantteam het beste werkt als het zich bezighoudt met één type klantvraag. Breid je uit naar extra doelgroepen, producten of diensten? Dan haal je meer complexiteit binnen: meer afstemming, meer risico op gedoe, minder voorspelbaarheid, minder draagvlak. En dat maakt grip op groei juist moeilijker.
De positieve effecten
Weeg daarom goed af welke kansen je wel en niet pakt. Want voorspelbaarheid is goud waard. Daarom zijn bedrijven in een niche of met een specialisatie, vaak het succesvolst.
Minder gedoe betekent collega’s die:
Zich maximaal focussen op het leveren van klantwaarde.
Zelfstandig samenwerken.
Eerder & eenvoudiger verbeterkansen signaleren.
Beter het verband zien tussen hun eigen werkzaamheden en de koers van je bedrijf.
Het resultaat:
Meer eigenaarschap & betrokkenheid
Betere samenwerking
Meer draagvlak & begrip voor verandering
Continu leren & verbeteren
En jij (met je leiderschapsteam)? Hoeft minder (onnodig) te managen en hebt meer ruimte voor ondernemen: klanten, kansen en innovatie (business development).
Samen beweeg je sneller én gecontroleerd mee met veranderingen. Dat geeft grip. En grip maakt groeien makkelijker.
Past deze aanpak bij jouw bedrijf?
Leveren jullie geen standaardproduct (één type auto)?
Verwachten klanten meer dan alleen snelheid (dus bijv. ook kwaliteit, flexibiliteit, innovativiteit, duurzaamheid en maatwerk)?
Hecht je waarde aan betrokken collega’s die zich ontwikkelen?
Is je markt constant in beweging?
Dan is het tijd om klassiek organiseren achter je te laten en voor de ‘nieuwe’ organisatie-aanpak te kiezen. In het volgende deel lees je hoe je dit voor elkaar krijgt.
Het ‘nieuwe’ organiseren van je bedrijf
Eerst nog even de samenvatting:
Grip is essentieel om succesvol te schalen. Zonder controle kun je groei niet sturen.
Grip krijg je door voorspelbaarheid. Maar in de complexe wereld van nu moet je die zelf creëren.
Wat voorspelbaarheid ondermijnt? Gedoe. Brandjes blussen. En die ontstaan vooral tijdens afstemmingsmomenten.
En waar komt dat vandaan? Uit silo’s en eilandjes – klassiek organiseren dus. Die zorgen voor extra afstemming, dus extra kans op gedoe.
Wat werkt dan wel? Een inrichting die gedoe voorkomt. Met klantteams als basis.
Want:
Mensen stemmen makkelijker af binnen een team dan tussen teams.
En de meeste samenwerking gaat toch al over klanten.
Door klantgericht te organiseren, voorkom je problemen. En wat je voorkomt, hoef je niet te managen.
Het gevolg:
Meer voorspelbaarheid.
Meer grip op groei.
Meer tijd en vrijheid voor ondernemen.
Kortom: wil je succesvol opschalen? Begin bij je klant. Organiseer dááromheen.
Strategie
Begin op strategisch niveau met het bepalen welke waarde je levert aan welke klant(groep). Hoe meer doelgroepen, hoe complexer organiseren wordt. Dat betekent niet dat je maar één doelgroep ‘mag’ kiezen, maar besef wel: meer klantgroepen = meer complexiteit = meer managen.
Dit voelt soms lastig, vooral voor ondernemers die geen kansen willen missen. Toch is het cruciaal om af te wegen welke kansen écht waardevol zijn. Veel bedrijven groeien te snel of springen van kans naar kans, en organiseren zo in feite hun eigen (organistorische) problemen.
Weet je precies welke waar je aan wie levert? Of pakken jullie elke kans en organiseer je je eigen ellende?
Operatie organiseren
Als je je waarde en klantgroepen scherp hebt, organiseer je de operatie per klantgroep. Let op, het vormen van de juiste klantgroepen kan een grotere uitdaging zijn dan het lijkt. Soms leidt een verkeerde verdeling juist tot meer afstemming.
Dit klantteam regelt zoveel mogelijk zelf, van marketing tot facturatie. Niet iedereen hoeft álle taken te doen; verdeel verantwoordelijkheden op basis van talent, kennis en kunde.
Teams van 4–15 leden (idealiter 8–12) zorgen voor stabiliteit en behoud van motivatie en betrokkenheid. Bovendien maakt het overdragen van taken en het vervangen van collega’s eenvoudiger.
Korte lijntjes binnen het team verminderen gedoe in de vorm van miscommunicatie, miscoördinatie, misinformatie en misadministratie. En leveren de beste zelfstandige samenwerking op.
Opschalen betekent alleen meer. Een schaalbaar bedrijf doet meer. Met minder capaciteit. Een cruciaal verschil voor je organisatie!
Besturing organiseren
Sluit de besturing van de operatie vervolgens aan op je klantteam(s). Richt je primair niet op aparte onderdelen zoals commercie of operatie, maar ondersteun klantteams zodat ze zo zelfstandig mogelijk samenwerken.
Hoe minder gedoe jij hoeft op te lossen (brandjes blussen), hoe meer tijd en ruimte je hebt om te ondernemen en aan je bedrijf te werken. Zo creëer je voorspelbaarheid, meer grip en schaal je succesvol op!
Maak opschalen niet moeilijker dan nodig
In mijn ervaring gaan groeibedrijven vaak de mist in door zelfsturende- of zelforganiserende teams en een wendbare- of lerende organisatie met een platte structuur als doel te zien, in plaats van als middel voor gezonde & succesvolle groei.
Ook methodes zoals LEAN, Scaling Up, EOS (entrepreneurial operating system) en Agile zijn hulpmiddelen, geen doel op zich. Zo helpt LEAN bijvoorbeeld verspilling van tijd, energie en geld te voorkomen. Kunnen de Scaling Up en EOS (entrepreneurial operating system) methodes structuur en ritme brengen. En kan de Scrum methodiek (onderdeel van Agile) een bruikbare werkwijze zijn voor (software)producten en projecten.
Welke aanpak past, hangt af van je groeifase, omvang, volwassenheid en businessmodel af. Kies altijd een organisatievorm die groei ondersteunt, ongeacht de methode die structuur brengt.
Benieuwd wat het beste werkt voor jouw bedrijf? Klik op onderstaande knop en plan een gesprek.
